Gode råd til effektive møder
1. Er mødet overhovedet nødvendigt?
Et møde tagter folks tid, det koster penge og der bruges ressourcer. Vurder derfor om det forventede resultat af mødet overhovedet kan svare sig. Der afholdes alt for mange ligegyldige møder.
2. Tidsplan og struktur
Mødet skal have en agenda og denne skal være realistisk. Alle deltagere skal kende formådet og målet med mødet, inden de ankommer til mødestedet.
3 Hvem skal deltage?
Lad være med at invitere folk til mødet der ikke får noget ud af det, eller som ingen indflydelse har på det. Lad mødet være for de relevante og lad resten få informationen på anden vis. Dette sparer tid og penge og det virker mere professionelt.
4. Forbered dig og organiser dig
Forbered dig i god tid så du kan sende relevant information ud i god tid. dette gør at mødedeltagerne også møder velforberede op til mødet. Husk at gøre det ganske kort og overskueligt. Den dybere viden om emnet gives på selve mødet. For meget tekst læser folk ikke.
5. Lad alle blive hørt.
Som mødeleder er det din opgave at sørge for at alle bliver hørt. Du skal ikke være bange for at cutte en person af hvis de står med en lang monolog. Bed dem på en pæn måde om at komme til sagen istedet. Samtidig skal du trække de introverte frem og sørge for at deres mening også bliver hørt, ellers holder de den ofte for dem selv.
6. Skift lokation.
Undersøgelser viser at noget så simpelt som at gå en tur, kan øge kreativiteten. Nye lokaler gør det samme. Så hold møder i nye omgivelser, lej jer ind et nyt sted eller gå en tur i parken mens i snakker.
7. Åbningstale og afrunding.
Forbered dig på forhånd til at åbne og lukke mødet. Start med at skabe et varmt og trygt miljø og afrund så der er helt klare linjer.
8. Underholdning
Noget der lige bryder osen og løsner stemningen blandt mødedeltagerne.
9. Drop internettet
Gå offline, luk computeren og vær nærverende.
10. Pause
Gode og lange pauser er vigtige når man holder møde. Lad folk bruge pauserne på at snakke indbyrdes og i sidste ende vil det være det hele værd.
