I dag er e-mail en uundværlig del af vores hverdag – både privat og professionelt. Men med øget brug af e-mails, er der også et øget behov for at beskytte personlige oplysninger og overholde reglerne for databeskyttelse. Dette gælder især i EU med indførelsen af GDPR (General Data Protection Regulation). I denne blog vil vi gennemgå, hvordan man konfigurerer e-mails korrekt for at overholde GDPR.
1. Forstå de grundlæggende principper for GDPR
Før du kan overholde GDPR, er det vigtigt at forstå de grundlæggende principper for databeskyttelse. GDPR har seks hovedprincipper, der skal følges: lovlig, rimelig og gennemsigtig behandling af data, begrænsning af formål, minimering af data, præcision, opbevaring og sletning af data og endelig beskyttelse mod uautoriseret adgang og tab. Når du opsætter din e-mail, skal du have disse i tankerne for at opfylde GDPR’s krav.
2. Brug krypterede e-mail-udbydere
En smart måde at beskytte dine e-mails og opfylde GDPR-kravene er at bruge krypterede e-mail-udbydere. Disse udbydere krypterer dine e-mails, mens de er i transit og på serverne, hvilket sikrer, at dine oplysninger ikke kan hackes eller læses af uautoriserede personer. Der findes mange pålidelige krypterede e-mail-udbydere, såsom ProtonMail og Tutanota, som du kan bruge til at beskytte dine e-mails.
3. Brug stærke adgangskoder og to-faktor-autentificering
En anden måde at beskytte dine e-mails på er ved at bruge stærke adgangskoder og to-faktor-autentificering (2FA). En stærk adgangskode skal have en kombination af bogstaver, tal og symboler og skal ændres regelmæssigt. 2FA er en ekstra metode til at verificere din identitet, når du logger ind på dine e-mails. Dette kan være en adgangskode, som sendes til din telefon eller en fingeraftrykslæser. Ved at bruge disse to metoder sammen, kan du sikre, at kun du eller de autoriserede personer kan få adgang til dine e-mails.
4. Anvend aldrig automatisk videregivelse af personoplysninger
Når du sender e-mails, er det vigtigt at undgå automatisk videregivelse af personoplysninger. Dette gælder især, hvis du sender til flere modtagere. Dette kræver ofte at indsætte modtagernes navne og e-mail-adresser i dine e-mails, hvilket kan føre til utilsigtede hændelser. For at undgå dette, skal du bruge blind kopiering (BCC), således at modtagernes navne ikke kan ses af andre. Dette sikrer, at der ikke sker nogen videregivelse af personoplysninger og overholder GDPR.
5. Opbevar ikke personoplysninger i dine e-mails
Endelig er det vigtigt at undgå at opbevare personoplysninger i dine e-mails. Dette er ofte fristende, da det kan være en praktisk måde at holde styr på oplysninger i dine e-mails. Men det er ikke en god idé, da det udgør en risiko for sikkerheden for dine personlige oplysninger. Med GDPR’s regler er det afgørende, at oplysninger kun opbevares på sikre måder. Så opbevar aldrig person oplysninger i dine e-mails.
Konklusion
At overholde GDPR-kravene kan virke uoverskueligt, men med de rigtige e-mail-konfigurationer og adfærd kan du beskytte dine personlige oplysninger og overholde lovgivningen. Som du har læst i denne blog, er der forskellige metoder til at gøre dette, såsom at bruge krypterede e-mail-udbydere, stærke adgangskoder og to-faktor-autentificering. At forstå de grundlæggende principper for GDPR og have fokus på sikkerhed, vil hjælpe dig med at beskytte dine e-mails og sikre, at databeskyttelsesreglerne overholdes.
